디지털혁신과 코로나19 장기화가 맞물리면서 기업의 비즈니스 환경이 급속도로 변화하고 있다. ‘비대면(언택트)’ 환경이 선호되면서 ‘페이퍼리스(종이 없애기)’를 추구하는 기업도 빠르게 늘고 있는 것.
기술 발달로 인해 ‘클라우드’ 등이 등장하면서 종이 문서 없이 기업 IT자산을 언제 어디서든 사용할 수 있게 됐다. 또한, 재택근무의 일상화로 대면업무가 어려워지면서, 종이 문서 대신 디지털 문서의 사용이 크게 늘었다. ESG(환경/사회/지배구조)경영 전략의 중요성을 강조하는 사회적 분위기 역시 기업 내 종이 문서를 최소화하는 데 큰 역할을 하고 있다.
기업의 ‘페이퍼리스’ 환경 도입에 따라 주목을 받고 있는 것은 ‘전자계약’이다. 전자계약은 종이 문서를 대신해 전자 문서에 서명하는 것으로, 장점이 다양하다. 환경을 보호할 수 있고 경제적이다. 대면 없이 클릭 한 번으로 간편하고 빠르게 계약을 맺을 수 있고 대량 발송도 가능하다. 시간과 장소에 구애를 받지 않는 것도 특징이다.
가장 큰 장점은 종이 문서와 동일하게 ‘법적 효력’을 가진다는 점이다. 문서의 내용을 열람할 수 있고 작성, 변환되거나 송수신 및 저장된 형태 등을 재현할 수 있도록 보존돼 있다면 서면 계약과 동일한 법적 효력을 지니게 된다.
◆제이씨원, SaaS형 전자계약 서비스 ‘이싸인온(eSignon)’으로 시장 확대
전자계약 솔루션 전문기업 ‘제이씨원’의 전자계약 서비스 ‘이싸인온(eSignon)’은 비대면 업무환경에 최적화된 페이퍼리스 플랫폼으로 평가된다.
제이씨원은 17년 업력의 페이퍼리스 전문기업이다. 2004년 아카이빙 관리 소프트웨어(SW)를 통해 시장에 진입한 후 전자문서관리 솔루션인 스마트아카이버(SmartⓔArchiver)와 법적 효력을 제공하는 전자계약 서비스 이싸인온을 선보이고 있다.
2019년 웹 버전(SaaS)으로 정식 출시된 이싸인온은 클라우드 서비스를 기반으로 한다. 별도의 인프라 구축 없이 전세계 어디서든 간편하게 전자계약을 할 수 있도록 돕는다. 기존 구축형(온프레미스)과 달리 도입에 시간과 비용이 필요하지 않고 사용한 만큼 비용을 지불하면 된다.
특히, API 기능이 제공돼 기존에 각 기업이 사용하는 내부 ERP 및 그룹웨어, 외부 시스템에 연동해 사용할 수 있다. 이싸인온에 접속하지 않아도 기존에 사용하는 내/외부 시스템에 접속해 전자계약을 바로 진행할 수 있어 편리하다. 전자계약에 서명했는지 여부도 바로 확인할 수 있다.
실제 이싸인온의 API 기능은 다양한 곳에서 활용되고 있다. 판매자와 구매자를 연결하는 한 쇼핑몰은 홈페이지에 이싸인온 전자계약 API를 연동, 판매자가 가입하는 마지막 단계가 되면 홈페이지에 파트너계약서 서명 화면이 자동으로 노출돼 전자서명이 가능하도록 프로세스를 자동화했다.
내부 시스템에 ‘이싸인온’을 연동한 렌터카 업체도 있다. 렌탈계약서, 개인정보동의서 등을 고객에게 이메일이나 휴대폰(카카오톡 or 문자)로 발송할 수 있도록 연동한 것이다. 고객 영업담당자가 영업관리시스템에 접속하여 고객에게 필요한 계약서를 선택, 전자계약 발송 버튼을 누르면 고객이 휴대폰으로 받은 카카오톡 알림을 클릭해 본인인증을 거친 후 전자계약에 서명하는 방식이다.
자체적으로 제공되는 편리한 서비스도 눈길을 끈다. 시스템 내 다채로운 박스툴을 제공하며, 업로드 파일 형식도 다양하게 지원한다. 문서 수신자는 이싸인온에 가입할 필요없이 서명이 가능하다. 발신자가 이메일이나 휴대폰 번호(카카오톡, 문자)로 전자계약을 발송, 이를 열람해 서명하면 된다. 종이 문서와 달리 문서이력증명제를 통해 시간단위로 증명할 수 있고, 부서별 문서 관리 및 최대 500명까지 대량 발송도 가능하다.
이싸인온만의 차별화된 특징도 있다. 이싸인온에서 작성이 완료된 계약서를 고객사 자체 서버에 보관해 다양하게 활용할 수 있도록 해주는 기능이다. 이싸인온에서 작성된 계약서에 전자서명이 완료되면, 완료된 문서가 설치형 문서 보관소로 이관되며 클라우드에서는 해당 문서와 자료가 삭제된다. 계약이 완료된 문서를 자체 보관하고 싶거나 외부 클라우드에 중요 문서나 데이터를 보관하는 것이 금지된 기업에서 사용하면 좋은 옵션이다. 제이씨원이 자체 개발한 전자문서관리 솔루션 스마트아카이버를 활용한 추가 옵션으로, 이싸인온에서만 가능하다.
이외에도 특정문구를 따라 쓰는 기능, 복잡한 서식 연산이 가능한 함수 기능 등은 이싸인온에서만 제공되는 특별한 기능이다.
제이씨원 관계자는 “코로나 장기화로 인해 대면환경을 갖기 어려워진 상황에서 종이문서와 동일한 효력을 보장하는 전자계약 서비스가 빠르게 확장할 것으로 기대된다”며 “비대면 업무환경에 맞는 제품군을 지속적으로 확장할 계획"이라고 말했다.
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