통합 커뮤니케이션 기업 폴리콤 코리아(대표 피터 A. 리브)는 한국 IDG와 함께 `기업 내 허들 룸(소규모 회의실)의 현황과 활용도`에 대한 설문조사 결과를 발표했다고 26일 밝혔다.
이번 조사는 폴리콤이 한국IDG에 의뢰한 것으로, 한국IDG는 2016년 5월 30일부터 6월 8일까지 10일 동안 국내 기업의 IT 담당자 458명을 대상으로 조사를 진행했다.
이번 설문조사에서 응답자의 3분의 1이 소규모 회의실이 1~3개 정도 있다고 밝혔다. 20개 이상이 있다고 답한 응답자는 22.9였다. 대체로 기업의 규모가 클수록 보유 소규모 회의실이 많다고 분석했다.
응답자 중 가장 많은 58.3가 주 2~4회 소규모 회의실을 이용한다고 밝혔다. 주 5회 이상은 21.8였으며, 주 1 회 미만이나 거의 사용하지 않는다는 답변은 각각 3.5와 1.7이었다. 전체 응답자의 약 95는 적어도 주 1회 이상, 많게는 주 5회 이상 자주 사용하는 것으로 파악됐다. 기업의 규모와는 관계없이 소규모 회의실을 자주 사용하는 것으로 나타났다.
소규모 회의실의 용도로는 전체의 54.1가 내부 회의라고 답했으나, 제시된 보기 모두에 해당한다는 답변 역시 24.5에 달했다. 기업의 규모별로 보면, 중소기업의 경우 외부 협력사 혹은 고객 회의 비중이 높았으며, 1,000~4,999명인 기업 집단에서는 ‘모두 해당한다’를 꼽은 응답자가 30를 넘겼다. 이 같은 결과를 바탕으로 봤을 때, 아직까지 기업 내 소규모 회의실의 활용 용도로는 내부 미팅의 비중이 높긴 하지만 그 외에도 외부 협력사나 고객과의 미팅, 즉각적인 토의 및 논의 등 다양한 방면에서 쓰이고 있는 것으로 나타났다.
영상회의 솔루션에 대한 기대효과로는 전체 응답자 중 42.6가 이동 시간 및 비용 절감을 지목했다. 그 다음으로는 원활한 커뮤니케이션(28.8)과 정확한 내용 공유 및 업무 지시(18.8)를 꼽아 기업이 영상회의 도입을 통해 대체적으로 비용을 줄이고 업무 생산성을 향상시키는 것을 기대하는 것으로 알 수 있다.
또한, 영상회의 솔루션을 도입할 때 주로 고려하는 요소도 도입 비용 및 예산인 것으로 나타났다. 절반에 가까운 응답자(45.4)가 솔루션의 도입 비용 및 예산을 선택했으며, 24.0는 사용 편의성이라고 답하여, 일상 업무에서 얼마나 편하고 직관적으로 사용할 수 있는지도 중요한 요인인 것으로 나타났다. 또한 기업의 규모가 클수록 도입 비용이나 예산 면에서는 비교적 덜 민감하게 반응을 했다.
또한 대기업에서는 이미 UC 환경을 갖추고 있는 경우가 많아서, 5000명 이상인 기업의 응답자 중 11가 기존 UC환경과의 호환성을 고려한다고 답했다.
자유롭고 효율적인 협업을 위해 소규모 회의실에 가장 필요한 솔루션이나 도구가 무엇이냐는 질문에는 조사 응답자의 69.7가 빔 프로젝트를 꼽았다. 영상회의 솔루션을 선택한 응답자도 전체의 45.4였다(중복 응답 가능). 특히 기업 규모로 임직원 수 500명 이상의 중견기업과 대기업의 영상회의 솔루션 수요가 비교적 높은 것으로 나타났다.
영상회의 솔루션 도입을 주저하는 요인은 크게 비용과 문화로 나타났다. 영상회의 솔루션 사용을 가로막는 요인으로 43.4가 초기 도입 비용을 꼽았으며, 두 번째로는 면대면 회의 선호문화(19.7), 세 번째는 투자수익률(ROI)에 대한 불확신(10.9)이었다.
그럼에도 불구하고 이번 조사에 따르면 응답자 40.2는 중대형 회의실에, 22.7는 임원 회의실에, 15.7 는 소규모 회의실에 영상회의 솔루션을 구축한 것으로 파악됐다. 규모가 큰 기업일수록 중대형 회의실에 영상회의 솔루션을 도입한 비율이 높았다.
각 기업의 협업 및 조직 문화에 잘 맞는 영상회의 솔루션을 묻는 질문에는 회의실용 영상회의 솔루션을 선택한 응답자가 가장 많았다. 응답자 60.7는 회의실용, 17.0는 모바일용, 16.6는 데스트톱용 솔루션이 가장 적합한 솔루션이라고 답했다. 아직까지 우리나라에서는 업무 환경 및 문화 등을 고려해봤을 때, 전통적인 회의실형 솔루션에 대한 선호도가 높은 것으로 나타났다.
민경석 폴리콤코리아 지사장은 “이번 한국IDG와의 설문조사를 통해서 우리는 각 기업에서 업무 효율성을 높이고 소수의 팀원과 원활하게 협업하기 위해서 허들 룸을 적극적으로 활용하는 것을 알 수 있었다"며 "앞으로도 허들 룸에 적합하면서도 비용적으로 부담이 덜한 솔루션을 꾸준히 선보여 대기업은 물론 중소중견기업에서도 부담없이 영상회의 솔루션을 기업 내 허들 룸에 도입할 수 있도록 지원하겠다”라고 말했다.
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