법무 및 회계법인 직원의 가장 큰 어려움 중 하나는 정해진 시간 내 각 분야 전문가의 의견을 동시다발적으로 취합 및 분류해야 하는 감사보고 업무이다.
회사가 기업 감사를 받을 때는 고문 변호사, 공인 회계사, 경영 컨설턴트, 기업 재무 담당자가 수시로 정보를 공유하며 관련 업무를 진행하는 경우가 대다수이다. 법무 및 회계법인 직원은 이러한 각 분야의 전문가 사이에서 서류를 검토하는 한편 감사 지적사항 대응 방안을 의논하는 중재자 역할을 하게 된다.
특히 법률적 지적사항이 있을 경우 변호사와 세무사 사이에 치밀한 협의 과정이 필요하기도 하다.
빠듯한 감사 일정 내에 이러한 모든 과정을 진행해야 하는 만큼, 담당 직원은 여러 곳에서 전달된 자료를 철저한 보안 하에 체계적으로 관리하고 관련 담당자들과 빠르게 공유하는 것이 중요하다.
이러한 업무 환경을 가장 효율적으로 제어할 수 있는 도구가 가상데이터룸 VDR 솔루션이다. 가상데이터룸(VDR, Virtual Data Room)은 기업 내 중요 데이터, 기밀문서를 보다 안전하게 공유하고 협업할 수 있는 기밀문서 공유 솔루션을 의미한다.
이에 리걸테크㈜가 개발한 가상데이터룸 솔루션 ‘AOS VDR’이 법무 및 회계법인 업계에서 주목을 받고 있다. 리걸테크㈜의 AOS VDR은 국내에서 자체 개발된 솔루션인 만큼, 국내 기업환경에 최적화된 서비스를 제공한다는 평가를 받는다.
AOS VDR은 특정 폴더에 파일이 추가되면 메일을 통해 알림 서비스를 제공한다. 이는 관계자의 의견을 조정하면서 기한 내에 완료하기 위해 실시간으로 정보를 공유하는 감사보고 업무 효율을 높이는 역할을 한다. 또한 해당 파일에 대한 조작 및 접근 이력이 저장되어 있기 때문에 누가 정보를 전달했는지, 정보가 제대로 전달되었는지 확인할 수 있다.
이 외에도 업무에 관한 중요 계약서, 지적 재산권에 관한 내용, 인사관련 서류 등 감사보고 업무에 투입되는 방대한 양의 다양한 자료를 쉽게 찾을 수 있다는 장점도 있다.
풀텍스트 검색 지원으로 키워드를 입력하면 문서 내, 키워드가 포함된 관련 자료들을 신속하게 검색할 수 있다. 서류함에 보관되어 있는 종이 문서 역시 스캔하여 업로드 하면 종이 문서에 인쇄된 문자를 컴퓨터가 읽을 수 있는 텍스트로 변환(OCR기능)되기 때문에 키워드 검색이 가능하다.
AOS VDR은 감사보고 업무에서 다뤄지는 민감한 정보가 외부에 유출되지 않도록 하는 강력한 보안 기능도 갖추고 있다. 특히 2단계 인증과 강력한 암호 정책 등으로 높은 수준의 보안환경을 제공하여 정보 유출을 방지한다.
문서 열람이나 다운로드 시 문서에 워터마크가 자동 삽입되어 내부자에 의한 정보 유출사고 방지 및 유출 경로 파악으로 피해 규모를 최소화할 수도 있다.
AOS VDR 개발사 리걸테크㈜ 유명진 영업본부장은 “AOS VDR은 정해진 감사기간 내에 해당 의견과 관련자료를 신속하게 검토하고 조정해야 하는 담당자의 업무 효율을 놀랍게 향상시키고 보안에 만전을 기할 수 있게 될 것”이라고 말했다.
권유화 한경닷컴 기자 kyh1117@hankyung.com
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