Let's Master - 상사 맞춤식 보고서 만들기
사고형 상사, 업무중심적…감정형 상사, 사람중심적
모호한 유형의 상사 만날땐 선호하는 형태부터 파악을
당신은 상사에 대해 얼마나 알고 있는가. 체계화된 문서로 보고받기를 좋아하는 성향의 상사에게 간단한 자료와 설명으로만 보고한 경우는 없는가. 당신이 ‘보고하는 사람’이라면 ‘보고받는 사람’에 대한 이해가 필요하다.
#판단형 vs 인식형
판단형과 인식형 상사는 채택되는 생활양식에 따라서 나뉜다. 판단형은 분명한 목적과 방향이 있고, 기한을 엄수하고, 사전계획에 따라 체계적으로 일을 한다. 인식형은 목적과 방향은 변화 가능하고, 상황에 따라서 일정이 달라진다. 자율적이고 융통성을 선호한다.
생활방식을 보면 판단형은 결정을 내리는 데 많은 시간을 고민하고, 인식형은 정보를 수집하는 과정에 더 많은 시간을 소비한다. 이 스타일로 보면 판단형은 결단력이 있고 계획하기를 좋아해서 일정대로 진행한다. 규칙적인 것을 선호하고 일을 마쳤을 때 만족도가 높다. 주변이 항상 깨끗하게 정리돼 있고, 식사 메뉴를 결정하더라도 의사결정이 빠르다.
반면에 인식형은 선택하고 나머지를 버리는 것을 싫어한다. 자율적으로 진행하는 것을 좋아한다. 규칙을 불필요하게 생각하고, 일을 시작할 때 만족도가 높다. 주변이 항상 어수선하고 정리돼 있지 않다. 식사 주문할 때 우물쭈물하고 주문을 하고 나서도 고민을 한다.
#‘인식형’은 알아서, ‘판단형’은 꼼꼼히
둘이 여행을 가면 ‘인식형’은 기차 안에서 편안하게 잠을 자고, ‘판단형’은 여행목적지와 관련한 정보를 확인하면서 꼼꼼하게 챙기느라고 바쁠 것이다. 이런 성향을 인식하면 각 유형에게 보고하는 방법도 당연히 달라진다.
판단형 상사에게 보고하는 방법은 간단하다. 정해진 보고 일정 외에 중간보고가 불필요할 가능성이 높기 때문이다. 중간보고를 하게 된다면 일정대로 잘 진행되고 있다는 것을 강조해야 한다. 일정 변경을 싫어하기 때문에, 만일 변경해야 할 상황이 발생할 경우에는 반드시 보고해야 한다. 그리고 정해진 보고 일정이 되면 반드시 보고하는 것이 좋다.
거꾸로 인식형은 중간보고를 중시한다. 중간보고 시에도 “진행상 이러이런 상황이 있습니다”는 식으로 다양한 정보를 제공하는 것이 좋다. 일정 변경이 발생했어도 불가피하면 보고하지 않아도 큰 문제가 없다. 보고자가 리드하면서 업무를 처리하는 것이 좋다.
#사고형 vs 감정형
사고형과 감정형 상사는 어떻게 결정하는 타입인가를 기준으로 나뉜다. 사고형은 자료들을 검토하고 비(非)개인적이고 냉철한 상태에서 업무 중심적으로 생각하고 결정을 내린다. 그래서 합리적이고 공명정대한 편이다. 이에 반해 감정형은 개인적 가치와 감정에 주의하며, 사람 중심적으로 사고하고 종합적인 관점에서 결정을 내린다.
만약 부하직원이 실수를 했다면 사고형은 가차 없이 꾸지람을 하겠지만, 감정형은 과거에 잘했거나 여러 가지 사항을 고려한 다음 문책을 결정한다. 남자 직원의 덥수룩한 머리 모양새가 마음에 들지 않는다면 사고형은 이렇게 이야기한다. “자네는 두 가지 이유로 머리를 잘라야 하네. 첫째 기준에 맞지 않고, 둘째 머리에 신경쓰다보면 일에 집중 못하기 때문이지”. 감정형은 “뭐, 나쁘지는 않지만 다른 사람이 보면 어떨지 모르겠다”는 식으로 표현한다.
사고형은 “기준에 맞고 틀리다”는 말을 주로 사용한다. 있는 그대로 말을 하고 직설적인 화법을 주로 구사한다. 감정형은 “좋다, 싫다”는 말을 자주 사용한다. 남을 배려하면서 조심스럽게 말하는 습관이 있기 때문이다.
#‘사고형’ 정 과장과 ‘감정형’ 송 차장
예를 들어보자. 우리는 자재설비를 수출입하는 무역회사의 영업팀 미팅에 와 있다. 팀원이 일주일간의 영업활동 내용을 정리, 발표하고 있다. 먼저 ‘사고형’인 정 과장이 발언을 한다. “A기업 구매팀을 방문해 현안에 관한 대화를 나눴습니다. T공장 자재품질이 불안정해 제조공정에서 불량 발생이 높다고 합니다. 가격이 다소 비싸더라도 품질이 좋은 자재 구입을 희망한다고 말합니다. 우수한 자재업체가 있으면 추천을 바랍니다.” 사고형 정 과장은 주로 일 중심의 발언을 하고 있다.
다음은 ‘감정형’인 송 차장의 발언이다. “C기업의 물자팀 박 과장을 면담했습니다. 박 과장은 1년 전에 생산팀에서 물자팀으로 이동했는데, 대학교 후배입니다. 좋은 관계를 유지하고 있어 새로운 자재를 구매할 때 반드시 연락하도록 다짐을 받았습니다. D기업의 아프리카 수출팀 이 대리를 만났습니다. 이 대리는 Z기업의 임 대리 소개로 만나게 됐습니다. 저녁식사를 하면서 친해지려고 노력하고 있습니다. 성격은 다소 거칠지만 순수해 보입니다. 이 대리를 통해 새로운 사업 기회를 발굴토록 하겠습니다.” 감정형 송 차장은 주로 사람 중심의 발언을 하고 있다.
#상사 유형이 모호하다면
이처럼 서로 다른 사고형과 감정형의 상사를 모실 때 보고 내용은 어떻게 바뀌어야 할까. ‘사고형’은 심도 있는 객관적 데이터를 선호한다. 냉철한 분석은 물론 기준과 비교할 데이터도 필요하다. 장점과 단점에 대한 균형 잡힌 내용도 포함돼 있어야 한다. 이에 반해 ‘감정형’은 인터뷰 같은 사람의 데이터를 선호한다. 타인에 대한 영향력이 포함돼 있어야 하며, 사안에 대한 사람의 선호도를 중시한다.
상사의 유형이 모호하다면 같은 사람에게 두 가지 관점으로 보고하는 방법도 있다. 외향형과 내향형, 감각형과 직관형, 판단형과 인식형, 사고형과 감정형 각각의 관점에서 말이다. 예를 들어 한번은 사고형 관점, 다음번에는 감정형 관점에서 보고한 뒤 무엇을 더 선호하는지 알아보는 방식이다. 파악이 됐다면 보고받는 사람이 선호하는 데이터를 많이 수집해서 사용하고, 보고 시에도 이 부분을 강조하는 것이 좋다.
보고의 핵심은 간결하다. 보고하는 사람의 스타일을 버려라. 대신 보고받는 사람의 유형에 맞춰라. 서로에게 덜 소모적이고 일의 효율성을 높이며, 능력을 인정받는 효과를 누릴 수 있을 것이다.
이호철 < 비즈센 대표코치 >
▶[화제] "초당 12만원" 버는 사람들...충격
▶ 별장으로 쓰면서 은행이자 3배 수익 받는곳?
▶[강연회] 2013 제 5회 한경 가치투자 대강연회 (11/13 여의도)
사고형 상사, 업무중심적…감정형 상사, 사람중심적
모호한 유형의 상사 만날땐 선호하는 형태부터 파악을
당신은 상사에 대해 얼마나 알고 있는가. 체계화된 문서로 보고받기를 좋아하는 성향의 상사에게 간단한 자료와 설명으로만 보고한 경우는 없는가. 당신이 ‘보고하는 사람’이라면 ‘보고받는 사람’에 대한 이해가 필요하다.
#판단형 vs 인식형
판단형과 인식형 상사는 채택되는 생활양식에 따라서 나뉜다. 판단형은 분명한 목적과 방향이 있고, 기한을 엄수하고, 사전계획에 따라 체계적으로 일을 한다. 인식형은 목적과 방향은 변화 가능하고, 상황에 따라서 일정이 달라진다. 자율적이고 융통성을 선호한다.
생활방식을 보면 판단형은 결정을 내리는 데 많은 시간을 고민하고, 인식형은 정보를 수집하는 과정에 더 많은 시간을 소비한다. 이 스타일로 보면 판단형은 결단력이 있고 계획하기를 좋아해서 일정대로 진행한다. 규칙적인 것을 선호하고 일을 마쳤을 때 만족도가 높다. 주변이 항상 깨끗하게 정리돼 있고, 식사 메뉴를 결정하더라도 의사결정이 빠르다.
반면에 인식형은 선택하고 나머지를 버리는 것을 싫어한다. 자율적으로 진행하는 것을 좋아한다. 규칙을 불필요하게 생각하고, 일을 시작할 때 만족도가 높다. 주변이 항상 어수선하고 정리돼 있지 않다. 식사 주문할 때 우물쭈물하고 주문을 하고 나서도 고민을 한다.
#‘인식형’은 알아서, ‘판단형’은 꼼꼼히
둘이 여행을 가면 ‘인식형’은 기차 안에서 편안하게 잠을 자고, ‘판단형’은 여행목적지와 관련한 정보를 확인하면서 꼼꼼하게 챙기느라고 바쁠 것이다. 이런 성향을 인식하면 각 유형에게 보고하는 방법도 당연히 달라진다.
판단형 상사에게 보고하는 방법은 간단하다. 정해진 보고 일정 외에 중간보고가 불필요할 가능성이 높기 때문이다. 중간보고를 하게 된다면 일정대로 잘 진행되고 있다는 것을 강조해야 한다. 일정 변경을 싫어하기 때문에, 만일 변경해야 할 상황이 발생할 경우에는 반드시 보고해야 한다. 그리고 정해진 보고 일정이 되면 반드시 보고하는 것이 좋다.
거꾸로 인식형은 중간보고를 중시한다. 중간보고 시에도 “진행상 이러이런 상황이 있습니다”는 식으로 다양한 정보를 제공하는 것이 좋다. 일정 변경이 발생했어도 불가피하면 보고하지 않아도 큰 문제가 없다. 보고자가 리드하면서 업무를 처리하는 것이 좋다.
#사고형 vs 감정형
사고형과 감정형 상사는 어떻게 결정하는 타입인가를 기준으로 나뉜다. 사고형은 자료들을 검토하고 비(非)개인적이고 냉철한 상태에서 업무 중심적으로 생각하고 결정을 내린다. 그래서 합리적이고 공명정대한 편이다. 이에 반해 감정형은 개인적 가치와 감정에 주의하며, 사람 중심적으로 사고하고 종합적인 관점에서 결정을 내린다.
만약 부하직원이 실수를 했다면 사고형은 가차 없이 꾸지람을 하겠지만, 감정형은 과거에 잘했거나 여러 가지 사항을 고려한 다음 문책을 결정한다. 남자 직원의 덥수룩한 머리 모양새가 마음에 들지 않는다면 사고형은 이렇게 이야기한다. “자네는 두 가지 이유로 머리를 잘라야 하네. 첫째 기준에 맞지 않고, 둘째 머리에 신경쓰다보면 일에 집중 못하기 때문이지”. 감정형은 “뭐, 나쁘지는 않지만 다른 사람이 보면 어떨지 모르겠다”는 식으로 표현한다.
사고형은 “기준에 맞고 틀리다”는 말을 주로 사용한다. 있는 그대로 말을 하고 직설적인 화법을 주로 구사한다. 감정형은 “좋다, 싫다”는 말을 자주 사용한다. 남을 배려하면서 조심스럽게 말하는 습관이 있기 때문이다.
#‘사고형’ 정 과장과 ‘감정형’ 송 차장
예를 들어보자. 우리는 자재설비를 수출입하는 무역회사의 영업팀 미팅에 와 있다. 팀원이 일주일간의 영업활동 내용을 정리, 발표하고 있다. 먼저 ‘사고형’인 정 과장이 발언을 한다. “A기업 구매팀을 방문해 현안에 관한 대화를 나눴습니다. T공장 자재품질이 불안정해 제조공정에서 불량 발생이 높다고 합니다. 가격이 다소 비싸더라도 품질이 좋은 자재 구입을 희망한다고 말합니다. 우수한 자재업체가 있으면 추천을 바랍니다.” 사고형 정 과장은 주로 일 중심의 발언을 하고 있다.
다음은 ‘감정형’인 송 차장의 발언이다. “C기업의 물자팀 박 과장을 면담했습니다. 박 과장은 1년 전에 생산팀에서 물자팀으로 이동했는데, 대학교 후배입니다. 좋은 관계를 유지하고 있어 새로운 자재를 구매할 때 반드시 연락하도록 다짐을 받았습니다. D기업의 아프리카 수출팀 이 대리를 만났습니다. 이 대리는 Z기업의 임 대리 소개로 만나게 됐습니다. 저녁식사를 하면서 친해지려고 노력하고 있습니다. 성격은 다소 거칠지만 순수해 보입니다. 이 대리를 통해 새로운 사업 기회를 발굴토록 하겠습니다.” 감정형 송 차장은 주로 사람 중심의 발언을 하고 있다.
#상사 유형이 모호하다면
이처럼 서로 다른 사고형과 감정형의 상사를 모실 때 보고 내용은 어떻게 바뀌어야 할까. ‘사고형’은 심도 있는 객관적 데이터를 선호한다. 냉철한 분석은 물론 기준과 비교할 데이터도 필요하다. 장점과 단점에 대한 균형 잡힌 내용도 포함돼 있어야 한다. 이에 반해 ‘감정형’은 인터뷰 같은 사람의 데이터를 선호한다. 타인에 대한 영향력이 포함돼 있어야 하며, 사안에 대한 사람의 선호도를 중시한다.
상사의 유형이 모호하다면 같은 사람에게 두 가지 관점으로 보고하는 방법도 있다. 외향형과 내향형, 감각형과 직관형, 판단형과 인식형, 사고형과 감정형 각각의 관점에서 말이다. 예를 들어 한번은 사고형 관점, 다음번에는 감정형 관점에서 보고한 뒤 무엇을 더 선호하는지 알아보는 방식이다. 파악이 됐다면 보고받는 사람이 선호하는 데이터를 많이 수집해서 사용하고, 보고 시에도 이 부분을 강조하는 것이 좋다.
보고의 핵심은 간결하다. 보고하는 사람의 스타일을 버려라. 대신 보고받는 사람의 유형에 맞춰라. 서로에게 덜 소모적이고 일의 효율성을 높이며, 능력을 인정받는 효과를 누릴 수 있을 것이다.
이호철 < 비즈센 대표코치 >
▶[화제] "초당 12만원" 버는 사람들...충격
▶ 별장으로 쓰면서 은행이자 3배 수익 받는곳?
▶[강연회] 2013 제 5회 한경 가치투자 대강연회 (11/13 여의도)
관련뉴스
