[워라밸 실천하는 기업] 현대차, '스마트 보고'로 이중결재 줄이고 업무 효율성 ↑

[ 도병욱 기자 ]
현대자동차그룹은 임직원이 효율적으로 업무를 할 수 있도록 기업문화를 바꾸고 있다. 현대자동차가 2012년부터 시행하고 있는 ‘워크 스마트’ 캠페인이 대표적이다.

현대차는 ‘문서 자산화’를 통해 업무 시 만들어지는 모든 문서를 회사 중앙서버에 저장하고 체계적으로 관리한다. 전사의 지식을 자산화하는 동시에 팀원 간 및 팀 간 협업 프로세스를 체계화하기 위해서다. 업무 생산성을 높이고, 불필요한 업무 부담을 줄일 수 있다는 게 회사 측 설명이다.

현대차는 일하는 방식을 한 단계 업그레이드하기 위해 회의, 문서작성, 업무지시, 보고, 결재 등에서 전사적인 가이드라인을 제시하고 있다. 지난해 8월부터 보고 방식도 바꿨다. 핵심내용만 간결하게 보고서로 작성하고, 전산을 통해 결재받는 방식이다. 현대차는 이런 ‘스마트 보고’를 본사를 물론 연구소, 공장 등에 확대하고 있다. 이 시스템을 통해 서면 보고와 전자 보고의 이중 결재를 막아 업무 효율성을 높였다는 평가가 나온다.

업무시간을 보다 효율적으로 사용하는 방안도 시행 중이다. 2015년 1월부터 매주 수요일을 ‘스마트데이’로 지정하고 있다. 불필요한 초과 근무를 줄여 직원 복지 및 사기를 증진하겠다는 취지다. 오전 9~11시, 오후 2~5시를 업무 집중시간으로 지정해 불필요한 회의를 막고 업무 몰입도를 높이는 게 요지다.

스마트데이에는 사내 저녁식사를 제공하지 않고, 통근 버스 시간대를 변경한다. 오후 6시30분 이후에는 사무용 컴퓨터 전원을 끈다. 제대로 실현되고 있는지 확인하기 위해 사내 시스템을 분석하고 임직원을 대상으로 설문조사하고 있다. 회사 관계자는 “단순히 늦게까지 일하는 게 아니라 스마트한 업무 처리로 임직원 만족도를 높이고 기업 생산성도 끌어올리는 게 목표”라고 설명했다.

직원 간 소통을 확대하기 위한 노력도 이어가고 있다. 기아자동차는 최근 직원들이 각종 사안에 의견을 제시하고 회사와 관련한 유용한 정보를 공유할 수 있는 모바일 앱(응용프로그램) ‘통(TONG)’을 개발했다.

이 앱은 다양한 의견을 제안하고 피드백을 할 수 있는 ‘말하다’ 메뉴와 총무와 복지 등 유용한 정보를 받을 수 있는 ‘듣다’ 메뉴, 사용자의 스케줄을 관리할 수 있는 ‘계획하다’ 메뉴로 구성된다. 평소 컴퓨터 사용이 쉽지 않은 직원도 시간과 장소에 구애받지 않고 동료들과 소통할 수 있는 게 이 앱의 강점이다.

이 밖에 현대차는 본사 팀장급 직원을 상대로 월 1회씩 ‘리더스 모닝 포럼’을 열고 있다. 회사의 정책 방향을 공유하는 자리다. 주요 사업본부가 돌아가면서 현안을 발표하고 의견을 나누는 방식으로 이뤄진다. 팀장끼리 커피를 마시면서 자유롭게 소통하는 시간도 있다. 매회 200여 명이 참석할 정도로 인기가 좋다.

도병욱 기자 dodo@hankyung.com



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